تلفن سانترال چیست؟ آشنایی با انواع، قابلیت‌ ها و مزایای آن برای کسب‌ و کار

وقتی یک شرکت یا مجموعه بزرگ می‌شود، تعداد تلفن‌ها و تماس‌ها هم زیاد می‌شود. در چنین حالتی دیگر نمی‌شود با یک تلفن معمولی همه تماس‌ها را مدیریت کرد. در این حالت خطوط شهری را به دستگاه سانترال متصل می کنند. در این مقاله قبل از اینکه به تلفن های سانترال بپردازیم ابتدا باید بدانیم که دستگاه سانترال چیست؟ چه مدل های مختلفی دارد؟ و سپس با تلفن های سانترال آشنا شویم.

دستگاه سانترال چیست؟

دستگاه سانترال به عنوان مرکز و هسته اصلی دستگاه‌‌های تلفن سانترال عمل می‌کند. بعد از اتصال خطوط شهری، این خطوط وارد این دستگاه شده و به داخلی‌های مورد نیاز برای بخش و کارمندان می‌شود.

دستگاه سانترال به دو مدل کم ظرفیت و پر ظرفیت تقسیم می‌شود. سانترال‌های کم ظرفیت یک انتخاب مناسب برای شرکت‌ها و مجموعه‌های کوچک می‌باشد.زیرا این دستگاه هزینه کمتری داشته و تنظیم آن آسان است. اما سانترال‌های پرظرفیت برای شرکت‌های بزرگ استفاده می‌شود. این دستگاه‌ها می‌توانند خطوط شهری بیشتری را پشتیبانی کنند و داخلی‌های زیادی را ایجاد کنند. البته دستگاه‌های سانترال از نظر عملکرد نیز به دو مدل آنالوگ و تحت شبکه نیز تقسیم می‌شوند. بهترین سانترال موجود در ایران پاناسونیک می‌باشد.

سانترال چگونه کار می کند؟

برای اینکه سانترال را بهتر درک کنیم، بهتر است آن را مثل یک مرکز کنترل تماس‌ها در نظر بگیریم. در یک شرکت معمولاً چند نفر باید تماس بگیرند یا به تماس‌ها پاسخ بدهند. سانترال کمک می‌کند همه این تماس‌ها منظم، سریع و بدون شلوغی مدیریت شوند.

برای مثال وقتی کسی با شماره شرکت تماس می‌گیرد، سانترال این توانایی را دارد که این تماس را:

• به منشی وصل کند
• به داخلی یک کارمند خاص منتقل کند
• به صف انتظار هدایت کند تا اپراتور آزاد شود
• یا حتی پیام صوتی پخش شود

در واقع سانترال مثل یک مدیر باهوش پشت صحنه است که تشخیص می‌دهد هر تماس باید به کجا برود. از طرف دیگر، کارمندان هم از طریق سانترال می‌توانند کارهایی انجام دهند مثل:

• داخلی به داخلی تماس بگیرند (بدون هزینه)
• تماس را به همکار دیگری منتقل کنند
• تماس را نگه‌دارند (Hold)
• کنفرانس چند نفره برقرار کنند

یک سیستم سانترال از چه بخش هایی تشکیل شده است؟

برای اینکه تصور بهتری از یک سیستم سانترال داشته باشید، بیایید آن را به یک تیم کاری تشبیه کنیم. هر کدام از اجزای زیر نقش خاصی دارند که اگر نباشند، آن نظم و سرعت در پاسخ‌گویی به تماس‌ها وجود نخواهد داشت.

این سیستم از چهار بخش اصلی تشکیل می‌شود:

۱. دستگاه سانترال (PBX): مغز متفکر

این دستگاه همان “جعبه اصلی” است که معمولاً در اتاق سرور یا کنار دیوار نصب می‌شود. نقش آن مدیریت ترافیک تماس‌هاست؛ اینکه کدام تماس به کدام داخلی وصل شود، چه کسی پشت خط بماند یا کدام خط شهری آزاد است، همگی توسط این مغز هوشمند تصمیم‌گیری می‌شود.

۲. خطوط شهری: ورودی‌ها

این‌ها همان سیم‌های مسی یا خطوط اینترنتی هستند که از مخابرات یا شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات می‌آیند. این خطوط، “دروازه‌های ورودی” هستند که تماس‌های مشتریان از آن طریق وارد شرکت می‌شوند.

۳. داخلی‌ها: مسیرهای اختصاصی

هر کارمند در شرکت، یک شماره کوتاه و اختصاصی دارد (مثل ۱۰۱، ۱۰۲ و…). این شماره‌ها کمک می‌کنند بدون نیاز به خطوط شهری، همه بتوانند با هم صحبت کنند و مشتریان هم مستقیماً به بخش مورد نظرشان وصل شوند.

۴. تلفن سانترال: ابزار تعامل

این همان گوشی تلفنی است که روی میز کارمندان قرار دارد. این گوشی‌ها با تلفن‌های معمولی تفاوت دارند؛ چون به جای اتصال مستقیم به پریز تلفن، به دستگاه سانترال وصل می‌شوند و دستگاه سانترال خودش به خطوط شهری مخابرات متصل است و تماس‌ها را مدیریت می‌کند.

تلفن سانترال بدون دستگاه سانترال (PBX) مثل کنترل تلویزیونی است که تلویزیون آن خاموش است.

تلفن سانترال دقیقاً چیست و چه تفاوتی با تلفن‌های معمولی دارد؟

اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم، تلفن سانترال برخلاف تلفن‌های خانگی که فقط به یک خط متصل می‌شوند، مانند یک مرکز فرماندهی کوچک روی میز شماست. این تلفن‌ها به تنهایی کار نمی‌کنند، بلکه به یک «دستگاه مادر» یا همان دستگاه سانترال متصل می‌شوند تا قدرت مدیریت چندین خط شهری و داخلی را به صورت همزمان به شما بدهند.

در حالی که تلفن‌های معمولی فقط صدا را از طریق سیگنال‌های آنالوگ جابه‌جا می‌کنند، تلفن‌های سانترال مجهز به کلیدهای برنامه‌ریزی (PBX/KTS) هستند. این یعنی شما به جای داشتن ۱۰ تلفن مختلف برای ۱۰ خط، تنها با یک گوشی شیک و حرفه‌ای، تمام تماس‌های ورودی و خروجی شرکت را کنترل می‌کنید. این تجهیزات در دو سطح اپراتوری (برای پاسخگویی حجم بالای تماس) و مدیریتی (با قابلیت برنامه‌ریزی سیستم) طراحی شده‌اند تا نظم را به میز کار شما برگردانند.

برای مطالعه بیشتر: تفاوت تلفن سانترال و تلفن معمولی

چرا خرید سانترال یک تصمیم هوشمندانه برای کسب‌وکار شماست؟

بسیاری از مدیران تصور می‌کنند خرید سانترال یک هزینه اضافی است، اما واقعیت این است که این سیستم یک سرمایه‌گذاری برای کاهش هزینه‌ها و افزایش اعتبار است:

• تماس داخلی کاملاً رایگان: بزرگترین مزیت سانترال این است که کارمندان شما در واحدهای مختلف می‌توانند بدون اشغال کردن خطوط شهری و بدون پرداخت حتی یک ریال هزینه، با هم گفتگو کنند.
• خداحافظی با بوق اشغال: با این سیستم، هیچ مشتری پشت درهای بسته بوق اشغال نمی‌ماند. تماس‌ها به صورت هوشمند بین خطوط آزاد تقسیم می‌شوند تا شانس تبدیل شدن هر تماس به یک معامله موفق، افزایش یابد.
• شخصیت‌بخشی به برند با منشی گویا: به جای اینکه مشتری با بوق ممتد مواجه شود، یک پیغام خوش‌آمدگویی باکیفیت (DISA) او را راهنمایی می‌کند. این موضوع اعتماد مشتری را به حرفه‌ای بودن شما چندین برابر می‌کند.
• هماهنگی با آیفون و درب‌بازکن: دیگر نیاز نیست منشی برای باز کردن درب شرکت از جای خود بلند شود؛ تلفن‌های سانترال به خوبی با سیستم درب‌بازکن هماهنگ می‌شوند.

قابلیت‌های کاربردی تلفن سانترال که مدیریت شرکت را آسان می‌کند

تلفن سانترال فقط برای مکالمه نیست، بلکه ابزاری برای نظارت و نظم‌بخشی است:

1. زمان‌سنج و کنترل عملکرد: این تلفن‌ها دقیقاً به شما می‌گویند هر مکالمه چقدر طول کشیده است. این ویژگی به مدیران کمک می‌کند تا بازدهی اپراتورها و کارشناسان فروش را به دقت ارزیابی کنند.
2. کنفرانس‌های گروهی: بدون نیاز به حضور فیزیکی، می‌توانید جلسات چندنفره تلفنی برگزار کنید و هماهنگی‌های لازم را با تیم خود انجام دهید.
3. تنظیم ساعات کاری: می‌توانید سیستم را طوری برنامه‌ریزی کنید که در خارج از ساعات اداری، تماس‌ها به صورت خودکار به پیغام‌گیر هدایت شوند یا مسیر متفاوتی را طی کنند.
4. آزادی عمل با اتصال هدست: برای اپراتورهایی که مدام در حال صحبت هستند، نگه داشتن گوشی تلفن با دست خسته‌کننده است. قابلیت اتصال هدست اجازه می‌دهد دست‌های کارمند برای تایپ یا یادداشت‌برداری کاملاً آزاد باشد.
5. کلیدهای برنامه‌ریزی سریع: شما می‌توانید کلیدهای روی تلفن را طوری تنظیم کنید که با فشردن یک دکمه، عملیات پیچیده‌ای مثل انتقال تماس یا شماره‌گیری یک داخلی خاص فوراً انجام شود.

انواع تلفن سانترال

تلفن‌های سانترال مدل‌های مختلفی دارند و هر کدام برای یک نوع نیاز در شرکت‌ها ساخته شده‌اند. بعضی از آن‌ها ساده‌تر هستند و فقط کارهای پایه را انجام می‌دهند و بعضی دیگر امکانات حرفه‌ای‌تری دارند. در ادامه با چهار نوع اصلی تلفن سانترال آشنا می‌شوید.

1- تلفن آنالوگ

تلفن‌های آنالوگ همان تلفن‌های معمولی هستند که بیشتر ما در خانه از آن‌ها استفاده کرده‌ایم. بعضی دستگاه‌های سانترال این امکان را دارند که همین تلفن‌های معمولی را هم به شرکت اضافه کنند، البته به شرطی که خروجی آنالوگ روی دستگاه سانترال وجود داشته باشد.

این تلفن ها مزایایی دارند از جمله:

• قیمت بسیار مناسب
• مناسب برای شرکت‌های کوچک
• استفاده از همان تلفن‌های خانگی رومیزی یا بی‌سیم
• نصب راحت و بدون پیچیدگی

اما نکته مهم این است که تلفن آنالوگ امکانات حرفه‌ای ندارد. مثلاً نمی‌تواند دکمه‌های قابل برنامه‌ریزی داشته باشد، شماره‌گیری سریع انجام دهد یا امکاناتی مثل هولد و انتقال حرفه‌ای تماس را ارائه کند.

اگر کسب‌وکار کوچکی دارید و می‌خواهید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید، این مدل گزینه‌ای اقتصادی و کاربردی است.

2- تلفن هیبرید

تلفن‌های هیبرید یک مدل پیشرفته‌تر هستند و همان‌طور که از نامشان مشخص است، ترکیبی از امکانات تلفن‌های آنالوگ و دیجیتال را ارائه می‌دهند. این تلفن‌ها با دو رشته سیم به دستگاه سانترال وصل می‌شوند: یکی برای بوق تماس و یکی برای انتقال داده‌ها.

ویژگی‌های این دسته از تلفن ها عبارتند از:

• امکانات بیشتر نسبت به تلفن آنالوگ
• داشتن دکمه‌های قابل برنامه‌ریزی
• امکان هولد، ترانسفر، مسدود کردن تماس و …
• مناسب برای شرکت‌هایی که در حال توسعه سیستم خود هستند

البته به این نکته توجه کنید که فقط در صورتی می‌توان از این تلفن‌ها استفاده کرد که دستگاه سانترال خروجی هیبرید داشته باشد.

یکی از نمونه‌های شناخته‌شده تلفن‌های سانترال هیبرید، تلفن سانترال پاناسونیک مدل KX-AT7730 است. این تلفن معمولاً برای مدیر یا اپراتور اصلی سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرد و به دستگاه سانترال KX-TES824 متصل می‌شود.

3- تلفن دیجیتال

تلفن دیجیتال از نظر امکانات تقریباً شبیه تلفن هیبرید است، اما تفاوت اصلی تلفن هیبرید و تلفن دیجیتال در نوع اتصال آنها به دستگاه سانترال است. در عمل، تلفن دیجیتال هم امکانات زیادی مثل:

• کیفیت صدای بالا
• دکمه‌های پیشرفته
• قابلیت برنامه‌ریزی
• مدیریت بهتر تماس‌ها

را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد.

این مدل معمولاً در شرکت‌هایی استفاده می‌شود که تماس‌های روزانه زیادی دارند، اما هنوز سیستمشان کاملاً تحت شبکه نشده است.

نمونه ای تلفن های سانترال دیجیتال عبارتند از:

• تلفن سانترال پاناسونیک KX‑DT346
•  تلفن سانترال پاناسونیک KX‑DT543
• تلفن سانترال مدل KX‑DT343
• تلفن سانترال پاناسونیک KX‑DT546 

4- تلفن تحت شبکه (IP یا VoIP)

این دسته پیشرفته‌ترین نسل از تلفن‌های سانترال هستند و کاملاً با مدل‌های قبلی فرق می‌کنند. در اینجا دیگر خبری از سیم‌کشی سنتی تلفن نیست؛ همه چیز از طریق اینترنت انجام می‌شود. این تلفن‌ها از تکنولوژی VoIP استفاده می‌کنند؛ یعنی صدا را روی بستر شبکه منتقل می‌کنند.

مزایای این دسته از تلفن های سانترال عبارتند از:

• کیفیت صدای فوق‌العاده
• امکان تماس از هر نقطه دنیا (کافی است اینترنت باشد)
• قابلیت ضبط تماس، گزارش‌گیری، صف تماس و امکانات مدیریتی حرفه‌ای
• مناسب کال‌سنترها و مجموعه‌های بزرگ

این مدل‌ها معمولاً با نام‌های زیر شناخته می‌شوند: تلفن IP، تلفن ویپ، تلفن تحت شبکه و تلفن نرم‌افزاری.

اگر می‌خواهید تفاوت سانترال سنتی و ویپ را دقیق‌تر بدانید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «تفاوت تلفن سانترال و ویپ چیست؟» را بخوانید.

پاناسونیک یکی از محبوب‌ترین تولیدکنندگان تلفن‌های تحت شبکه هستند.

در جدول زیر می‌توانید تفاوت انواع تلفن‌ها را یکجا و ساده ببینید:

خرید تلفن سانترال

انتخاب و خرید تلفن سانترال معمولاً یکی از تصمیم‌های مهم برای شرکت‌ها و مجموعه‌هایی است که حجم تماس‌های روزانه بالایی دارند. این تلفن‌ها نقش اساسی در نظم دادن به تماس‌ها، افزایش سرعت پاسخ‌گویی و مدیریت بهتر ارتباطات داخلی سازمان دارند. اما برای اینکه خرید درستی داشته باشید، لازم است ابتدا نیازهای مجموعه خود را به‌طور دقیق مشخص کنید.

به‌طور کلی هنگام خرید تلفن سانترال باید به موارد زیر توجه کنید:

• تعداد داخلی‌های مورد نیاز
• نوع دستگاه سانترالی که در مجموعه استفاده می‌شود (آنالوگ، دیجیتال یا تحت شبکه)
• امکانات ضروری مانند کلیدهای قابل برنامه‌ریزی، کنفرانس، اتصال هدست، یا کیفیت صدای HD
• میزان پشتیبانی و امکان توسعه سیستم در آینده
• برند و مدل سازگار با سیستم فعلی شرکت

چون هر کسب‌وکار شرایط خاص خود را دارد، انتخاب مدل مناسب بدون مشاوره تخصصی همیشه راحت نیست.

در همین زمینه، شرکت پرتوالکامپ یکی از مجموعه‌های معتبر در حوزه فروش و اجرای سیستم‌های تلفن سانترال است. این شرکت انواع تلفن سانترال از برندی مطرح مانند پاناسونیک را ارائه می‌کند و علاوه بر فروش، خدماتی مثل نصب، راه‌اندازی و مشاوره خرید نیز در اختیار مشتریان قرار می‌دهد.

برای خرید تلفن سانترال باید هزینه نسبتا زیادی کنید اگر به هر دلیل مطمئن نیستید کدام مدل مناسب مجموعه‌تان است، پرتوالکامپ می‌تواند با بررسی تعداد داخلی‌ها، نوع شبکه، حجم تماس‌ها و بودجه شما، بهترین گزینه دستگاه سانترال و تلفن سانترال به شما پیشنهاد دهد.

سوالات متداول درباره تلفن سانترال

1- چگونه می‌توان بهترین برند تلفن سانترال را انتخاب کرد؟

انتخاب بهترین برند به نیازهای سازمان، بودجه و سطح امکانات مورد نظر شما بستگی دارد. برندهایی مانند پاناسونیک و سیسکو گزینه‌های محبوبی هستند. جزئیات کامل، مقایسه مدل‌ها و نکات خرید را در راهنمای معرفی بهترین تلفن‌ های سانترال پاناسونیک بخوانید.

2- آیا تلفن سانترال نیاز به اینترنت دارد؟

فقط مدل‌های VoIP به اینترنت نیاز دارند، در حالی که مدل‌های آنالوگ و دیجیتال نیازی به اینترنت ندارند. بد نیست بدانید تلفن های سانترال قابلیت دایورت را نیز دارند که ما در مقاله ای نحوه دایورت تلفن سانترال روی گوشی موبایل را توضیح داده ایم.

3- آیا استفاده از تلفن سانترال برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب است؟

بله، تلفن‌های سانترال آنالوگ یا دیجیتال با امکانات محدود می‌توانند برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب باشند.

4- هزینه نصب تلفن سانترال چقدر است؟

هزینه نصب به نوع سیستم و تعداد خطوط و دستگاه‌ها بستگی دارد و می‌تواند از چند میلیون تومان تا ده‌ها میلیون تومان متغیر باشد.