آموزش کار با تلفن سانترال برای تمامی کارکنان ضروری است، زیرا یادگیری روشهای صحیح استفاده از این سیستم، میتواند نقش بسزایی در افزایش بهرهوری و رضایت مشتریان داشته باشد.
در این راهنما، با روشهای استفاده، امکانات پیشرفته، و نکات کلیدی برای مدیریت بهتر تماسها آشنا خواهید شد. هدف ما این است که شما بتوانید به بهترین شکل ممکن از تلفن سانترال بهرهمند شوید و ارتباطات خود را به سطحی بالاتر ارتقا دهید.
یکی از ابزارهای کلیدی در سازمانها و کسبوکارها، تلفن سانترال است که در دنیای پرسرعت کسبوکارهای امروزی با ارائه امکانات متنوع، ارتباطات داخلی و خارجی را به طور موثر مدیریت میکند. بنابر این اگر اطلاعات کافی در مورد تلفن سانترال ندارید پیشنهاد می کنیم مقاله ما با عنوان آشنایی کامل با تلفن سانترال PBX را مطالعه کنید.
آشنایی با امکانات تلفن سانترال
تلفنهای سانترال امکانات گستردهای دارند که از طریق این امکانات کاربران را توانمند میسازند تا ارتباطات خود را بهینه کنند. در ادامه به برخی از مهمترین امکانات اشاره شده است:
-
خطوط داخلی (Extensions)
این قابلیت در تلفن سانترال به شما اجازه میدهد تماسهای داخلی را بدون نیاز به خطوط شهری برقرار کنید. برای هر کارمند یا بخش میتوان یک شماره داخلی اختصاصی تعریف کرد.
-
صف تماس (Call Queue)
با فعال کردن این قابلیت، تماسهای ورودی در صف انتظار قرار میگیرند تا زمانی که یک اپراتور آزاد شود. این کار باعث میشود هیچ تماسی از دست نرود.
-
انتقال تماس (Call Transfer)
با استفاده از این قابلیت میتوان تماسهای ورودی را به داخلیهای دیگر منتقل کرد، بدون آنکه تماس قطع شود. این ویژگی برای مدیریت بهتر تماسها بسیار مفید است.
-
منشی تلفنی (Voicemail)
در صورتی که امکان پاسخگویی به تماسهای ورودی را ندارید میتوانید قابلیت منشی تلفنی را فعال کنید و پیامهای تماس گیرندگان را ضبط کنید و در یک فرصت مناسب به این پیغامها گوش کنید. پیامها قابل ذخیره، حذف و بازپخش هستند.
-
حالت انتظار (Hold)
یکی دیگر از امکانات رایج تلفنهای سانترال، قرار دادن تماس در حالت انتظار با موسیقی یا پیام صوتی است که این کار تجربه بهتری برای تماسگیرندگان ایجاد میکند.
-
کنفرانس تلفنی (Conference Call)
این قابلیت برای جلسات تلفنی گروهی بسیار کارآمد است. با استفاده از این قابلیت میتوانید تماسهای چندنفره برقرار کنید.
-
اپراتور خودکار (Auto Attendant)
این قابلیت یک منوی صوتی به تماسگیرندگان ارائه میدهد که از طریق آن میتوانند بخش موردنظر خود را انتخاب کنند. برای مثال: به عنوان مثال برای ارتباط با بخش فروش عدد 1 را فشار دهید یا برای پشتیبانی عدد 2 را فشار دهید.
-
شماره گیری سریع (Speed Dial)
با استفاده از این قابلیت میتوان شمارههای پرکاربرد را روی تلفن ذخیره کرد و در صورت لزوم سریع به آنها دسترسی پیدا کرد.
-
ضبط تماس (Call Recording)
با استفاده از این قابلیت میتوان تماسها ورودی و خروجی را ضبط کرد.
-
گزارش گیری و تحلیل تماسها
سیستمهای سانترال میتوانند گزارشهای دقیقی از تماسهای ورودی، خروجی و از دست رفته ارائه دهند که آنالیز آنها به بهبود عملکرد سازمان کمک میکند.
-
مسدود کردن تماسها (Call Blocking)
برای جلوگیری از تماسهای ناخواسته میتوانید شمارههای خاصی را مسدود کنید و از تماس آنها جلوگیری کنید.
-
ارتباط با سیستم VoIP
بسیاری از تلفنهای سانترال قابلیت اتصال به شبکههای VoIP را دارند. این شبکهها امکان تماس اینترنتی با کیفیت بالا و هزینه پایینتر را فراهم میکند.
-
مدیریت از راه دور
با دسترسی به پنل مدیریت، تنظیمات تلفن سانترال از هر مکانی قابل انجام است.
فعالسازی قابلیتهای تلفن سانترال
-
فعالسازی خطوط داخلی تلفن سانترال
وارد پنل مدیریت دستگاه شوید.در بخش تنظیمات داخلیها، شمارههای داخلی جدید را تعریف کنید. خطوط شهری و داخلیها را به یکدیگر متصل کنید.
-
فعالسازی صف انتظار
به منوی تنظیمات صف تماس بروید. تعداد افراد حاضر در صف و پیام انتظار را مشخص کنید. خطوط ورودی به صف را تعیین کنید.
-
فعالسازی انتقال تماس
وارد تنظیمات پیشرفته دستگاه شوید. قابلیت انتقال تماس را برای هر داخلی فعال کنید و کلید مربوط به انتقال تماس را روی دستگاههای تلفن تعریف کنید.
-
فعالسازی منشی تلفنی
وارد بخش تنظیمات Voicemail شوید. برای هر داخلی، یک پین کد و فضای ذخیرهسازی تعیین کنید. پیام خوشآمدگویی ضبط کنید.
-
فعالسازی حالت انتظار
وارد تنظیمات عمومی شوید. موسیقی یا پیامهای صوتی را برای حالت انتظار آپلود کنید.
-
فعالسازی کنفرانس تلفنی
وارد پنل مدیریت شوید و گزینه Conference را فعال کنید. تنظیمات مربوط به تعداد شرکتکنندگان و کلیدهای کنفرانس را مشخص کنید.
-
فعالسازی اپراتور خودکار
وارد بخش تنظیمات دستگاه شوید. پیام خوشآمدگویی ضبط کنید و گزینههای مربوط به بخشهای مختلف را تعیین کنید. هر عدد را به یک داخلی یا بخش خاص متصل کنید. تنظیمات را بررسی کنید تا مطمئن شوید اپراتور خودکار بهدرستی عمل میکند
-
فعالسازی ضبط تماس
در بخش تنظیمات Call Recording، قابلیت ضبط را فعال کنید. مشخص کنید که کدام خطوط ضبط شوند.
-
مسدود کردن تماس ها
وارد بخش Call Blocking شوید. شمارههای موردنظر را اضافه کرده و گزینه مسدودسازی را فعال کنید.
-
اتصال به سیستم VoIP
وارد تنظیمات شبکه شوید. اطلاعات سرویس VoIP خود را وارد کنید. خطوط VoIP را به داخلیها متصل کنید.
آموزش مرحله به مرحله کار با تلفن سانترال
-
برقراری تماس داخلی
گوشی تلفن را بردارید. شماره داخلی موردنظر را شمارهگیری کنید. برای تماس، دکمه سبز یا دکمه تماس را فشار دهید.
-
برقراری تماس خارجی
گوشی تلفن را بردارید. کد خروجی (معمولاً عدد 0 است) را وارد کنید تا به خط شهری متصل شوید. شماره تلفن مقصد را شمارهگیری کنید.
-
انتقال تماس به داخلی دیگر
هنگام دریافت تماس، دکمه Transfer را فشار دهید. شماره داخلی مقصد را وارد کنید. تماس را منتقل کنید و در صورت نیاز قبل از انتقال با مقصد صحبت کنید.
-
دسترسی به پیامهای منشی تلفنی
دکمه مربوط به منشی تلفنی (Voicemail) را فشار دهید. رمز عبور خود را وارد کنید. پیامها را گوش دهید و در صورت نیاز ذخیره یا حذف کنید
-
قرار دادن تماس در حالت انتظار (Hold)
هنگام مکالمه، دکمه Hold را فشار دهید. برای بازگشت به تماس، دوباره دکمه Hold را فشار دهید.
-
استفاده از قابلیت کنفرانس (Conference)
تماس اول را برقرار کنید. دکمه Conference را فشار دهید. شماره تماس دوم را وارد کرده و تماس را برقرار کنید. دوباره دکمه Conference را فشار دهید تا هر دو تماس بهصورت همزمان متصل شوند.
نکات مهم در کار با تلفن سانترال
در استفاده از تلفن سانترال دانستن چند نکته ضروری است که در این بخش به آنها اشاره میکنیم:
- ساعت و تاریخ دستگاه را تنظیم کنید.
- برای بهرهبرداری کامل از قابلیتهای سانترال، کارکنان باید آموزش ببینند و با نحوه استفاده از آن آشنا شوند.
- به طور دورهای تنظیمات دستگاه را ذخیره کنید تا در مواقع لزوم قابل بازیابی باشند.
- برای یادگیری بهتر و آشنایی با برخی نکات مهم، فایلهای آموزشی یا دفترچه راهنمای دستگاه سانترال خود را مطالعه کنید.
مشکلات رایج در استفاده از تلفن سانترال و راه حلها
-
عدم برقرار تماس خارجی
برای برقراری تماس خارجی ابتدا باید کد خروجی وارد کنید. اطمینان حاصل کنید که کد خروجی به درستی وارد شده است. خطوط شهری را نیز بررسی کنید.
-
کار نکردن داخلی ها
در پنل مدیریتی سانترال، تنظیمات داخلی را بررسی کنید. راه دوم این است که دستگاه را ری استارت کنید.
-
کیفیت پایین صدا
در ابتدا اتصالات کابلها را بررسی کنید و در صورتی که از VoIP استفاده میکنید، سرعت اینترنت را چک کنید.
سوالات متداول در کار با تلفن سانترال
-
چگونه میتوانم شماره داخلی خودم را تغییر دهم؟
برای تغییر شماره داخلی نیاز است تا به پنل مدیریت سانترال دسترسی داشته باشید. برای این کار با مدیر سیستم تماس بگیرید.
-
چگونه میتوانم یک تماس را به داخلی مورد نظر انتقال بدهم؟
هنگام دریافت تماس، دکمه Transfer را فشار دهید. شماره داخلی مقصد را وارد کنید. تماس را منتقل کنید و در صورت نیاز قبل از انتقال با مقصد صحبت کنید.
-
آیا امکان برقراری کنفرانس با چند نفر وجود دارد؟
بله، با استفاده از دکمه Conference میتوانید تماسهای چند نفره برقرار کنید.
-
چگونه میتوانم پیامهای ضبط شده را گوش دهم؟
دکمه Voicemail را فشار دهید. رمز عبور خود را وارد کنید و پیامها را بررسی کنید.